Как правило, под аутсорсингом понимают передачу неключевых для организации функций внешнему профессиональному исполнителю. В области кадровых и финансовых процессов давно говорят о скором буме аутсорсинга, приводят примеры из мировой практики и ссылаются на мнение авторитетных исследовательских компаний. Аутсорсинг в России действительно становится все более популярным, однако развитие этого типа услуг по-прежнему сдерживается рядом факторов и не в последнюю очередь – низкой информированностью клиентов.
«Конвейер» аутсорсинга
В мировой бизнес-практике используется множество различных типов аутсорсинга, но все они базируются на очень простой идее. Ее суть заключается в том, что любая компания, будь-то небольшая булочная или международный добывающий конгломерат, является специалистом лишь в ограниченном количестве процессов. Все остальные процессы не являются ее специализацией, а значит, компания вряд ли сможет реализовать их эффективно. С точки зрения построения идеального бизнес-процесса, управление всеми неключевыми бизнес-функциями выгоднее отдать провайдеру услуг – сторонней компании, которая способна выполнить их лучше и дешевле.
Эффект экономии обусловлен тем, что специализированные аутсорсинговые компании, обладая экспертным уровнем знаний в определенной области деятельности, предоставляют свои услуги по ценам ниже себестоимости этих бизнес-процессов у организации-заказчика. Кроме того, так называемый эффект масштаба также способствует повышению экономической выгоды аутсорсинга. Обслуживая множество клиентов, подрядчик имитирует заводской конвейер, который всегда производит товар по более низким ценам, чем ручное кустарное производство.
Теоретически перечисленных причин достаточно, чтобы обосновать эффективность любого аутсорсингового проекта. Однако на практике так получается не всегда и для подписания контрактов с клиентами аутсорсеру требуется исполнять процессы не только дешево, но и качественно. Среди побочных преимуществ аутсорсинга можно отметить более оперативное выполнение работ, минимизацию рисков и сокращение различных издержек. Следует отметить, что заказчик может прописать ответственность подрядчика, и этот пункт де-факто выступает в роли страховки на случай возникновения каких-то проблем. Сделать то же самое со своими сотрудниками нельзя, это противоречит не только здравому смыслу, но и Трудовому кодексу Российской Федерации.
Таким образом, в основе аутсорсинга лежит вполне логичная идея, которая обеспечивает выгодную экономику этого типа услуг. Другое дело, что для конкретной компании все может оказаться совсем по-другому. В рамках данной статьи мы рассмотрим экономическую составляющую аутсорсинговых проектов, связанных с расчетом заработной платы в целом.
История вопроса
Услуги, связанные с аутсорсингом расчета заработной платы, постепенно завоевывают популярность в России. Если в середине 90-х годов XX века их заказывали лишь представительства крупных зарубежных компаний, которые следовали примеру их европейских и американских офисов, то сегодня к этому виду услуг прибегают и сравнительно небольшие отечественные компании. Однако рост популярности не делает аутсорсинг стандартной практикой – доля российских компаний, которые применяют эту модель по-прежнему на порядок ниже аналогичных показателей западных рынков. Почему так происходит? Наверное, помимо чисто финансовых причин существует еще и ряд психологических обстоятельств, которые обусловливают снижение привлекательности сервиса. Во-первых, российских заказчиков пугает эффект «черного ящика», в виде которого выступают аутсорсинговые компании. Неясность схемы работы подрядчика и непрозрачность его затрат вызывают вопросы у российских руководителей, которые не всегда понимают, за что у них требуют деньги.
Вторым основным барьером для перехода на аутсорсинг расчета заработной платы у многих отечественных компаний остаются опасения из-за нарушения конфиденциальности корпоративных данных. При этом многих руководителей факт передачи данных третьей стороне волнует куда больше, чем возможность утечек информации непосредственно из своей компании. Однако на практике риск внутренней утечки данных существенно выше, и, кроме того, негативные последствия подобного инцидента обычно рано или поздно проявляются – от простого недовольства сотрудников уровнем своей заработной платы до потока заявлений об уходе и различных акций протеста. Аутсорсер же гарантирует конфиденциальность данных своим именем, а также выплачивает штрафы заказчику в случае каких-либо проблем.
Какие компании являются целевой группой аутсорсинга расчета заработной платы? По мнению отраслевых экспертов, в роли клиентов сервиса может выступать практически любая организация, кроме крупных корпораций с десятками тысяч сотрудников. «Показаниями к применению» аутсорсинга служат наличие у компании территориально распределенной сети филиалов (офисов/обособленных подразделений), сложность расчета заработной платы, возникающая при использовании сдельных форм оплаты труда, гибких рабочих графиков, системы грейдов и коэффициентов трудового участия и т.п. Среди заказчиков услуги по расчету заработной платы часто встречаются развивающиеся и инновационные компании, которые пока еще не выстроили процессы расчета заработной платы.
Компания UCMS Group, ведущий поставщик услуг по аутсорсингу кадровых и финансовых процессов в России, подсчитала совокупную стоимость владения (ТСО, Total Cost of Ownership) аутсорсинговыми услугами по расчету заработной платы и на основе полученных данных оценила выгоду от перехода на аутсорсинг.
Стоимость использования аутсорсинговых услуг
Конечно, единой формулы экономической привлекательности аутсорсинга не существует – любая оценка подобного рода будет привязана к специфике конкретной компании. Чтобы обойти эти ограничения, уместно рассмотреть несколько компаний, которые попадают в целевую группу аутсорсинга лучше других.
Итак, допустим, что у нас имеются три потенциальных клиента – небольшое представительство зарубежной компании, розничная сеть среднего размера и достаточно крупное промышленное предприятие. Разумеется, список потенциальных клиентов не ограничивается этими компаниями, однако в этих отраслях аутсорсинг расчета заработной платы используется чаще других. В рамках оценки экономической привлекательности аутсорсинга мы будем учитывать специфику данных компаний, но методы, представленные в исследовании, можно применять к организациям из других ниш и индустрий.
Начнем с представительства. Его характерными отличиями можно считать небольшой штат, высокий уровень заработной платы, а также частые командировки большинства сотрудников. В свою очередь, розничная сеть – это территориально-распределенное предприятие с выделенным центральным офисом и множеством филиалов-магазинов. Большинство сотрудников розничной сети имеют «плавающие» рабочие графики, на предприятии введена многоуровневая система грейдов. Процесс расчета заработной платы усложняется также из-за необходимости консолидации данных в центральном офисе и высокой текучести персонала.
Самым крупным из рассматриваемых клиентов является промышленное предприятие, где работают 2 тыс. сотрудников. Сложность расчета заработной платы в этом случае обусловлена наличием у большинства работников различных схем оплаты труда, коэффициентов трудового участия и пр.
Основные показатели, которые понадобятся нам в расчете, приведены в табл. 1. Эти показатели являются усредненными значениями среди компаний-клиентов UCMS Group. Отметим, что базовые показатели других компаний могут существенно отличаться от представленных в табл. 1 примеров, однако общая методология расчета при этом всегда остается прежней.
Таблица 1
Базовые показатели модельных компаний
Общая стоимость использования аутсорсинга складывается из двух основных величин: базового и дополнительного пакетов услуг.
Стоимость базового пакета услуг включает полный комплекс работ по расчету заработной платы, в том числе всех необходимых учетных и налоговых документов, а также создание аналитических отчетов. Ставка комплекса базовых услуг в расчете на одного сотрудника варьирует в пределах от 100 до 300 рублей в месяц. При этом, как правило, чем меньше численность персонала предприятия, тем выше стоимость услуг в расчете на одного сотрудника. Кроме того, стоимость аутсорсингового контракта зависит от территориальной-распределенности предприятия, сложности расчета (наличия системы КТУ, сменного режима работы или присутствия в заработной плате премиальной части и различных надбавок). Оценки стоимости годового базового пакета услуг приводятся в табл. 2.
Таблица 2
Стоимость базового пакета услуг
Обслуживаемым компаниям могут также потребоваться дополнительные услуги, в частности, консультации, расширенные аналитические отчеты и т.п. Стоимость дополнительных сервисов обычно не превышает 5% месячного базового контракта.
Все остальные затраты на аутсорсинг, как правило, приходятся на начальную фазу проекта, являются разовыми и практически не влияют на общую стоимость владения в долгосрочной перспективе. Таким образом, мы можем рассчитать полную стоимость аутсорсинга для трех рассматриваемых компаний. Еще раз подчеркнем, что все приведенные расходы являются максимальными – на практике они скорее всего окажутся существенно ниже.
Таблица 3
Совокупная стоимость использования аутсорсинговых услуг*
* При условии, что дополнительные услуги составляют в среднем 5% от базовых.
Много это или мало? Не дешевле ли оставить этот бизнес-процесс внутри компании? Далее мы сравним полученные результаты с полной себестоимостью процесса расчета заработной платы при использовании внутреннего подразделения с учетом всех возникающих издержек и рисков и рассчитаем окупаемость перехода на аутсорсинг.
Окупаемость перехода на аутсорсинг
Таблица 4
Характеристики предприятий, перешедших на аутсорсинг, и полная стоимость аутсорсинга
Чтобы оценить окупаемость и определить, какие средства компания экономит (либо тратит) при аутсорсинге, необходимо сравнить ТСО аутсорсинга с полной стоимостью содержания сотрудников в штате компании. Однако, прямое сравнение этих показателей было бы не до конца корректным, поскольку аутсорсинг предоставляет заказчику ряд дополнительных преимуществ, связанных с минимизацией рисков и сокращением различных HR-издержек. Другими словами, используя традиционную модель и отказываясь от аутсорсинга, компания несет три основных типа расходов (прямые и косвенные затраты):
* расходы на полное содержание сотрудников;
* расходы на риски ошибок и налоговые риски;
* HR-издержки.
Полная стоимость содержания сотрудников
В рассматриваемый показатель входят не только расходы на оплату труда сотрудников, занятых расчетом заработной платы, но и стоимость содержания их рабочих мест. Общая стоимость накладных расходов содержания штатной единицы в финансовой службе предприятия как минимум на 30% превышает месячный оклад сотрудника и включает налоговые отчисления, стоимость аренды помещений, оплату связи, а также организацию рабочего места сотрудника (в последней величине учитывается стоимость компьютера, программное обеспечение, его поддержка и обслуживание) и пр. Коэффициент содержания 1,3 (+30%) является минимальной оценкой. В большинстве современных компаний (особенно в регионах с высокой арендной платой) этот параметр заметно выше.
Сколько специалистов по расчету заработной платы работает в одной компании? По оценкам UCMS Group, максимальная нагрузка на одного расчетчика составляет 500–700 сотрудников компаний в зависимости от его квалификации и сложности расчета. Однако при этом необходимо учитывать, что в большинстве компаний они не являются выделенными специалистами и выполняют ряд других функций, помимо расчета.
Будем считать, что специалисты по расчету на малых и средних предприятиях (до нескольких сотен сотрудников) являются универсалами и могут выполнять помимо расчетов еще и ряд других обязанностей в бухгалтерии и по учету кадров. Обычно на расчет заработной платы и связанные с этим операции уходит лишь 35–40% рабочего времени таких сотрудников. Чтобы учесть это, введем понятие «коэффициент вовлеченности», который позволит определить время, которое сотрудник тратит на расчет. Как мы уже отмечали выше, коэффициент вовлеченности для малых и средних компаний обычно составляет 0,35–0,4. Для более крупных организаций коэффициент равен 1, поскольку они используют выделенных специалистов по расчету, которые занимаются исключительно этим процессом (табл. 5).
Таблица 5
Коэффициент содержания и вовлеченности
На стоимость содержания сотрудника оказывает влияние величина текучки кадров в компании. Дело в том, что новый специалист в первые месяцы работы не только не использует эффективно собственное рабочее время, но и отвлекает от выполнения обязанностей своих более опытных коллег. Кроме того, некоторое время после ухода прежнего сотрудника его рабочее место остается вакантным. В итоге расходы на поиск и подготовку нового сотрудника обычно составляют как минимум его два ежемесячных оклада. Это довольно консервативная оценка. Например, при найме сотрудников через кадровое агентство, компания сразу же выплачивает агентству два оклада сотрудника, и это не считая временных расходов на поиск, затрат на обучение и адаптацию специалиста.
Наконец, в расчет следует включить и стоимость периодического обучения сотрудника, что обусловлено не только целями повышения квалификации, но и постоянными изменениями трудового законодательства. Будем считать, что организация тратит на обучение сотрудника 5% его годовой компенсации.
Полная стоимость содержания всех сотрудников, занятых расчетом зарпалаты в рассматриваемых нами организациях приведена в табл. 6.
Таблица 6
Совокупная стоимость годового содержания сотрудников, занятых расчетом заработной платы
* С учетом расходов на обучение и адаптацию сотрудников
Стоимостная оценка рисков
Как мы отмечали выше, помимо полной стоимости содержания сотрудников, необходимо учесть ряд дополнительных рисков и издержек, которые присутствуют при расчете заработной платы силами внутреннего подразделения, а в случае перехода на аутсорсинг переходят к поставщику услуг.
В первую очередь необходимо отметить издержки, связанные с обработкой и консолидацией данных, внедрением и поддержкой ИТ-систем. При «домашнем» ведении расчета заработной платы требуются не только покупка лицензий и инсталляция программного обеспечения на компьютеры сотрудников компании, но и интеграция различных бизнес-приложений между собой, а также их поддержка и обновление. Разовые расходы на внедрение системы расчета заработной платы оцениваются нами как стоимость лицензии, увеличенная в 3–5 раз, а годовые затраты на поддержку и обновление системы, обучение пользователей – в 30% от стоимости внедрения.
Компания-аутсорсер, напротив, осуществляет расчет заработной платы в системе собственной разработки (типичный пример – система Quinyx WorkForce от компании UCMS Group), самостоятельно занимаясь ее управлением, поддержкой и обновлением. При этом с помощью технологий удаленного доступа или SaaS (software-as-a-service) сотрудники компании-клиента получают доступ к учетной системе и могут выгружать из нее все необходимые им данные. Таким образом, расходы на покупку, внедрение и поддержку ИТ-системы для организации практически отсутствуют.
Проблемы качества данных
При внутреннем расчете заработной платы компании часто сталкиваются с недостаточно высоким качеством работ и задержкой их выполнения штатными сотрудниками. Это может обернуться для них как претензиями государственных органов, так и недовольством получателей зарплаты. При этом факт наличия ошибок в документах, представленных в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС России может свидетельствовать о других проблемных местах в организации учета в компании и стать причиной повышенного внимания налоговых органов.
Отличительным моментом при использовании аутсорсинга является компенсация аутсорсинговой компанией организацией допущенных по ее вине ошибок и задержек при выполнении работ, в то время как плохое качество работы внутреннего подразделения может быть покрыто лишь за счет прибыли компании. Впрочем, специалисты оценивают риск возникновения профессиональных ошибок аутсорсеров гораздо ниже, чем при расчете зарплаты собственными силами, поскольку для компании-аутсорсера расчет является специализацией, в которой она достигла высокого экспертного уровня.
Кроме того, в условиях высокой конкуренции аутсорсер имеет более высокую мотивацию для эффективного и качественного выполнения работ, при этом в отличие от штатного сотрудника он обеспечивает покрытие страховкой налоговых рисков.
«Персональные» риски
Еще одним риском, который часто недооценивается заказчиками, являются проблемы, связанные с отсутствием внутренних сотрудников на рабочем месте по различным уважительным причинам (таким как отпуск или болезнь). Как правило, в этом случае компания оплачивает одновременно как компенсацию отсутствующему сотруднику, так и труд замещающего его. Заметим, что квалификация временно привлеченного сотрудника может оказаться значительно ниже, а качество его работы хуже, чем у отсутствующего специалиста. Простые оценки показывают, что пропуски работы по уважительным причинам вынуждают компании дополнительно тратить до 150% от ежемесячных расходов на оплату труда каждого сотрудника в год (отпуск – не менее 100% оклада, больничные и отгулы – 50%).
Напротив, в случае аутсорсинга подобные дополнительные расходы компании не грозят – клиент платит за своевременное выполнение работ и проблемы, возникающие у аутсорсера, никак его не затрагивают.
Существует еще один аспект рассматриваемой проблемы – конфиденциальность данных. Передавая расчет заработной платы на аутсорсинг, клиент получает гарантию безопасности данных, а также гарантию строгой регламентации доступа к клиентской информации. В соответствии с договором в случае утечки он получает финансовую компенсацию, которой при внутреннем расчете просто не существует. При этом нужно отметить, что риски утечки при внутреннем расчете достаточно высоки, поскольку вся информация о зарплатах сосредоточена в руках штатных бухгалтеров, непосредственно связанных с сотрудниками компании. Утечка информации о зарплате «внутрь» компании нередко становится причиной возникновения социальных конфликтов, приводящих как к росту средней заработной платы, так и к повышенной текучке кадров.
В общем случае численная оценка каждого из обозначенных рисков является достаточно сложной задачей, однако, используя несколько нехитрых приемов, можно получить достаточно точные оценки этих возможных расходов:
* стоимость владения ИТ-системой легко просчитывается исходя из стоимости лицензий на программное обеспечение, оборудование и т.д.;
* риски отсутствия персонала на рабочих местах оцениваются исходя из их стоимости содержания и среднего количества пропущенных дней;
* риски, связанные с ошибками данных и деятельностью государственных органов (налоговые риски), оцениваются исходя из их вероятности и величины оборота компании;
* наконец, риски конфиденциальности данных оцениваются исходя из дополнительных расходов на незапланированные повышения заработной платы / найм новых сотрудников в случае разглашения сведений о компенсациях.
В заключение приведем основные результаты, полученные в рамках исследования (табл. 7). Затраты на аутсорсинг заметно выгоднее расходов на персонал только в одной компании из трех – представительство. В розничной сети эти показатели находятся на примерно одинаковом уровне, а на промышленном предприятии – расходы на аутсорсинг выше стоимости содержания сотрудников.
Таблица 7
ТСО аутсорсинга и стоимость содержания сотрудников
Из полученных данных следует, что переход на аутсорсинг экономически выгоден для двух компаний из трех – «розничнойсети». В случае с промышленным предприятием переход на аутсорсинг также является экономически целесообразным решением, поскольку при увеличении количества рассчитываемых сотрудников, налоговые риски и риски дополнительных расходов для предприятия вполне могут вырасти в геометрической прогрессии. Таким образом, для этого типа модельной компании следует, что провайдер услуг готов взять на себя полностью покрытие рисков, связанных с налоговыми отчисленьями и дополнительными издержками (риски при управлении ИТ-системами, «персональные» риски, риски качества данных, риски конфиденциальности информации). Этим обусловлено возможное завышение расходов на передачу расчета зарплаты провайдеру аутсорсинговых услуг. Аутсорсинговое решение оправдано также и потому, что оно основано на комплексном подходе к организации работы кадровой и финансовой службы. Де-факто аутсорсинг становится катализатором позитивных изменений в организации, позволяющий оптимизировать технологическую базу, повысить уровень конфиденциальности и сохранности информации и обеспечить единую политику кадровых и финансовых процессов.
При этом необходимо помнить, что кроме «чистой» экономики аутсорсинг предполагает абсолютно прозрачность и прогнозируемость затрат. Переходя на услуги профессионального провайдера, компания никогда не будет зависеть от одного сотрудника, всегда будет уверена в завтрашнем дне, и сможет сконцентрироваться на решении профильных задач. Аутсорсинг расчета зарплаты является одним из базовых типов аутсорсинга, опыт которого позволит компании решиться на дальнейшее совершенствование бизнес-процессов.
В целом, как показывают исследования UCMS Group, решение об экономической эффективности аутсорсинга зависит от специфики каждой конкретной компании. С использованием описанной методологии, владельцы бизнеса могут решить, насколько эффективна аутсорсинговая модель расчета заработной платы для их компании и стоит ли использовать ее у себя.
*Полное исследование «Анализ инвестиционной привлекательности услуг аутсорсинга расчета заработной платы» Вы можете заказать в компании UCMS Group по телефону: +7 (495) 988 30 35, адрес в интернет www.ucmsgroup.ru
